Meilleure façon de communiquer aux utilisateurs un concept d'application abstrait tel qu'un «espace de travail»
Le problème avec lequel je me bats est assez spécifique, mais il touche à un sujet UX général, qui est de savoir comment aider les utilisateurs à saisir un concept d'application abstrait, tel qu'une organisation d'informations ou un concept structurant (pensez `` dossier '' dans Windows, l'idée d'une balise, etc.)
Dans mon cas, notre application permet à un administrateur de définir du contenu par défaut pour les utilisateurs (par contenu, je veux dire des choses comme des diaporamas ou des tableaux de bord et par utilisateurs, je veux dire des employés dans une entreprise). Le problème est qu'il y a beaucoup d'utilisateurs et beaucoup de contenu différent, et les deux changent constamment. Pour cette raison, nous avons créé cette idée d'un "espace de travail" - un administrateur est capable de créer de nombreux espaces et d'ajouter du contenu à chaque espace, ils sont également en mesure d'accorder à des utilisateurs spécifiques l'accès à un espace.
Pourquoi même créer ce concept "d'espace" en premier lieu que vous demandez? Eh bien, imaginez que nous ne l'avons pas fait et que nous avons simplement autorisé un administrateur à choisir un utilisateur et à lui attribuer du contenu par défaut. Cela fonctionne très bien jusqu'à ce que vous deviez assigner le même élément de contenu à de nombreux utilisateurs - alors le flux de travail devient sélectionner l'utilisateur, ajouter du contenu, sélectionner l'utilisateur suivant, ajouter le même contenu, etc. ... plutôt fastidieux!
Une autre option serait de faire l'inverse - choisir du contenu et y affecter des utilisateurs. Cela résout le flux de travail douloureux ci-dessus, car un administrateur est capable de choisir un élément de contenu, puis de sélectionner rapidement de nombreux utilisateurs dans une liste. Mais imaginez maintenant que vous vouliez attribuer plusieurs éléments de contenu à un utilisateur donné - le flux de travail devient: sélectionnez le diaporama 1, ajoutez un utilisateur, sélectionnez le diaporama 2, ajoutez le même utilisateur, et ... encore une fois, fastidieux. Il faut donc vraiment autoriser les deux directions.
Une approche aurait été de simplement concevoir l'interface utilisateur pour permettre à l'utilisateur de choisir l'une des "directions" ci-dessus (contenu vers les utilisateurs OR utilisateurs vers le contenu). Mais il y a le problème que nous sommes ne pas respecter une structure sous-jacente - c'est-à-dire que nos utilisateurs s'organisent en différentes équipes qui se chevauchent et qui travaillent sur diverses choses et qui ont besoin de ce contenu pour un travail collaboratif et des rapports. D'où l'idée d'un espace.
Voici ma dernière tentative pour permettre à un administrateur de définir le contenu par défaut: 
J'ai été essentiellement obligé d'ajouter la petite bulle d'information pour expliquer l'idée "d'espace". Cela semble plutôt maladroit mais je ne sais pas comment l'éviter. Comment expliquez-vous intuitivement l'idée d'un "espace" ??
Vous manquez la complexité des organisations et leur dynamique.
Les petites entreprises ont souvent des "départements" ou des "équipes de projet" mal définis - qui sont vraiment les contextes du contenu qui est administré. Si vous visez l'un de ces termes, ainsi qu'un processus d'intégration qui structure les organisations venn-diagram, vous pouvez obtenir le gain que vous recherchez.
Le problème le plus profond est que vous ne pouvez pas éduquer cela. La dynamique des organisations de petites entreprises est à l'origine de la colère et de l'infamie. Les dirigeants évitent de créer une structure pour ne pas écraser l'ambition ni la faire renoncer. Ensuite, votre application viendra et demandera aux gens de mettre en place des équipes qui, avec ou sans étiquetage, signifieront la dynamique d'équipe et politique.
Une boîte de Pandore de complications psychologiques peut survenir. Évitez le buzz en restreignant les noms de lieu de travail/équipe/service aux membres qui en font partie. Du point de vue de l'utilisateur, les gens ont accès ou non aux documents.
Lorsque vous avez de la bande passante, ajoutez une préférence pour afficher aux utilisateurs partagés le nom du lieu de travail/de l'équipe. Il peut alors être juste de lister publiquement tous les noms d'équipe/de lieu qui ont été montrés à leurs membres. Les "équipes" non affichées resteraient anon (par exemple, "Matériel de formation pour les employés de probation")
Vous pouvez également souhaiter que l'application réponde aux petites équipes en rappelant aux administrateurs que les utilisateurs peuvent appartenir à plusieurs groupes. Lorsque l'entreprise est plus grande, ne proposez pas cela, car cela peut brouiller excessivement la politique de l'organisation. OMI.
Probablement également offrir un lien `` d'accès direct '' pour un élément de contenu, de sorte que tout utilisateur qui peut se connecter (par exemple à partir d'un autre lieu de travail) puisse collaborer sans être dans la définition formelle du lieu/de l'équipe. Vous ne voulez pas entraver le travail d'équipe.
Donc:
- UX adapté à la démographie de votre client/entreprise.
- Apprenez à connaître les modèles de taille des organisations.
- configuration de la transparence
- on-boarding qui parle de la politique et du drame qui en fait conduisent certaines choses.
Si je comprends bien votre question, vous n'êtes pas préoccupé par votre concept d'un "espace de travail", mais plutôt par la meilleure façon de rendre ce concept intuitif pour les utilisateurs.
Cependant, les "utilisateurs" de votre espace de travail sont les administrateurs de votre entreprise, pas les employés réguliers. Les employés peuvent voir le contenu qui leur a été attribué et peut-être ajouter davantage de contenu. De leur point de vue, le concept n'a rien de trop difficile.
Les administrateurs sont les vrais "utilisateurs" de votre idée d'espace de travail - ils doivent comprendre et appliquer le concept. Cependant, j'imagine qu'il n'y a pas beaucoup d'administrateurs dans votre entreprise. Et c'est peut-être bien si vous avez besoin de leur expliquer quelque chose avant de pouvoir l'utiliser. Néanmoins, si vous cherchez toujours des moyens d'améliorer votre conception, voici quelques options que vous pouvez explorer:
- Présentez l'étiquette explicative à l'administrateur uniquement les premières fois qu'il utilise le système. Après cela, affichez-le par défaut dans un état réduit - de sorte qu'il n'obstrue pas normalement la vue, mais si l'utilisateur a besoin d'un rafraîchissement, il peut toujours le déplier.
- Si vous sentez que vous avez besoin d'expliquer le concept plus en détail que vous ne le faites maintenant, vous pouvez présenter un court tutoriel animé sur la toute première utilisation du système. Le didacticiel expliquerait étape par étape quels sont les différents éléments du formulaire et comment y penser. Une fois que l'administrateur a vu ce didacticiel une fois, vous ne le présentez plus jamais.
- Selon le type d'administrateurs que vous ciblez, vous souhaiterez peut-être passer à une terminologie qui leur serait plus familière. Par exemple, s'ils sont administrateurs Windows, votre concept d'espace de travail est parallèle à la notion de groupe d'utilisateurs et aux configurations de profil par défaut pour ce groupe d'utilisateurs. "Ajouter du contenu à un espace de travail" devient "créer des raccourcis et une configuration par défaut pour un groupe d'utilisateurs", qui sont copiés dans le profil de l'utilisateur lorsqu'il est affecté au groupe d'utilisateurs. (Je pense).
La question principale est donc de trouver la "[meilleure] façon de communiquer aux utilisateurs un concept d'application abstrait tel qu'un" espace de travail "".
Spécifiquement pour la clarification de "l'espace de travail", voici ce que je dirais aux utilisateurs et à l'administrateur.
Les espaces de travail sont comme un salon vide. Les gens peuvent entrer dans les pièces et partir quand ils ont fini. Dans ces pièces, les gens peuvent regarder la télévision ou s'asseoir tranquillement et lire. De même, en tant qu'administrateur, vous êtes l'architecte d'intérieur et le propriétaire, vous pouvez autoriser des personnes spécifiques dans vos chambres et placer tout ce que vous souhaitez divertir les utilisateurs.
Avec les espaces de travail, en tant qu'administrateur, vous pouvez autoriser les utilisateurs à accéder à des espaces de travail spécifiques (autoriser les utilisateurs à entrer dans les pièces). Vous pouvez également ajouter le contenu à l'espace de travail (ce qui se trouve dans les chambres avec lequel les utilisateurs peuvent interagir).
Dans cette optique, je pense que la meilleure façon de transmettre des idées abstraites est d'utiliser des analogies avec les événements quotidiens.
Je pense que vous êtes déjà sur la bonne voie avec le concept et même le nom, tant que vous êtes très cohérent avec ce nom (décidez à l'avance si vous l'appellerez systématiquement "Espaces" ou "Espaces de travail"). Votre gros problème est de former et de socialiser ce concept aux utilisateurs qui auront besoin de le comprendre.
Une approche courante pour socialiser de nouveaux concepts ou flux de travail consiste à créer un didacticiel de type assistant pour la première fois. C'est quelque chose qui peut apparaître en premier ou en haut comme superposition pour les nouveaux utilisateurs (les nouveaux étant également contextuels, je mélangerai généralement une combinaison de # de visites et de temps de calendrier). Avec le tutoriel, vous pouvez présenter le concept entier dans un langage simple et pas à pas. Cela va être beaucoup plus efficace que le petit texte explicatif en haut. (certaines de ces suggestions reflètent les commentaires de l'utilisateur958624)
Suggestion pour ce premier didacticiel
- Introduction aux espaces de travail (très brève description)
- Pourquoi les espaces de travail (une version courte de votre question ici, expliquant la raison)
- Contenu de l'espace de travail (que pouvons-nous mettre dans un espace de travail?)
- Accès et autorisations à l'espace de travail (Qui peut voir le contenu d'un espace de travail?)
Une autre idée est de présenter les étapes sous forme de liens de liste de tâches lorsque les gens viennent sur ce site. LinkedIn fait un bon travail lorsque vous êtes un nouvel utilisateur qui construit votre profil. Par exemple:
- Créer un espace de travail
- Donnez tilisateurs et organisations accès
- Ajouter diaporamas et tableaux de bord
Le fait que la liste des tâches soit simple contribue également à renforcer le concept d'espace de travail lui-même. Passez moins de temps à vous soucier du concept et plus de temps à le rendre extrêmement tangible.
Je mapperais le concept directement sur la tâche. La tâche consiste à attribuer un ensemble de contenu à un utilisateur. J'appellerais cela un ensemble de contenus/panier/bundle/collection, etc.
Comme vous l'avez découvert, un espace (de travail) est très ambigu dans ce contexte et il est difficile de comprendre à quoi il se réfère réellement.
Quel est le plus clair: un espace (de travail) ou un ensemble de contenus?
Les conditions d'accès au contenu semblent problématiques: uniquement par nom d'utilisateur ou organisation. J'ajouterais plus d'options qui correspondent directement à la façon dont la tâche est effectuée, par exemple par projet, position ou autres critères.
Jetez un œil à l'approche que Trello utilise pour organiser les concepts et les informations. L'idée combine à la fois des entités abstraites et concrètes, et est une métaphore raisonnablement bonne pour le type de problème que vous essayez de résoudre. Mais comme les gens l'ont mentionné précédemment, il n'est pas très utile de faire des hypothèses sur l'intention et le comportement des utilisateurs. Si vous adoptiez une approche UX, vous devez travailler avec de vrais utilisateurs pour trouver un paradigme approprié décrivant leur point de vue.