Comment résoudre un conflit espace / contenu sous forme papier
Imaginez un formulaire que les gens de métier utilisent pour gérer la sécurité sur les chantiers. Le formulaire aide le travailleur à identifier les dangers potentiels pour la sécurité et suggère des techniques pour minimiser les risques. Il guide également le travailleur sur les mesures de sécurité qui sont obligatoires dans certains cas (par exemple, inspection régulière du site).
Avec une conception très utilisable (par exemple, une police de caractères suffisamment grande pour être lue par la majorité de la population), le formulaire occupe un côté d'une feuille de papier A3. Deux formulaires supplémentaires, qui ne sont nécessaires qu'une partie du temps, prennent chacun une autre feuille A4.
Lors d'un pilote, les travailleurs se sont plaints que la page A3 était trop grande pour être emportée avec eux sur le site (ce qu'ils doivent faire). Ils ont également du mal à gérer tous les différents morceaux de papier. Ils préfèrent avoir un seul morceau de papier A4.
Cependant, les gestionnaires estiment que toutes les informations sur les pages A3 et A4 sont nécessaires, donc aucun contenu ne peut être supprimé.
Nous avons donc un conflit entre le contenu nécessaire et l'espace qu'il occupe.
De plus, pour des raisons légales, il doit y avoir une copie carbone du formulaire principal, donc, il ne peut pas être imprimé sur les deux faces du papier.
Le but serait
- une forme dont la taille physique était portable
- tout le contenu nécessaire pour gérer correctement la sécurité et respecter les obligations légales
- copie carbone du formulaire principal
- toutes les formes utilisables
J'ai une idée de comment répondre à toutes ces exigences (quelque peu concurrentes), mais j'aimerais vraiment entendre les idées des autres. Ceci est une question difficile! Notez que passer à l'électronique n'est pas une option dans un avenir proche.
Vous avez un problème entre vos mains, et bien qu'il puisse y avoir de nombreuses solutions possibles, à mon avis, il n'y en a qu'une qui fonctionnerait vraiment.
Réorganisez les informations/questions afin qu'elles puissent être insérées sur des pages A4. Nous ne pouvons pas vous dire comment remanier le formulaire parce que nous ne connaissons pas le contenu, mais ce que nous savons, c'est que les personnes qui doivent remplir le formulaire ne sont pas satisfaites, donc elles vont l'utiliser moins, plus rapidement et payer moins d'attention, sans oublier qu'ils peuvent être moins prudents ce qui peut aboutir à des papiers endommagés, des réponses illisibles, etc.
Pour la copie carbone, cela ne pose aucun problème, il existe quelques options qui n'impliquent pas une véritable feuille de carbone mais du papier avec des capacités de transfert, comme le carbone incorporé sur la couleur noire ou bleue.
Pour organiser les informations, comme mentionné, cela dépend de vous de résoudre.
Pour les rendre utilisables, encore une fois, cela dépend de vous. Vous avez déjà mentionné la taille de la police, si vous organisez les informations de la même manière que les opérateurs doivent les remplir, cela rendrait le formulaire plus facile pour les, Enfin, fournissez une formation, donc ils sont confiants. Une documentation à apprendre avant de l'utiliser vous aidera également. Évidemment, rendez les questions aussi faciles à comprendre que possible, écrivez les questions en tenant compte des commentaires des personnes qui doivent les utiliser. La correction grammaticale et les mots techniques appropriés ne doivent pas entrer en collision, ils doivent se compléter pour poser des questions sans ambiguïté.