Quel est le plus rapide à remplir: formulaires papier ou numériques?
Nous nous demandons lesquels des deux sont plus rapides à remplir pour les clients sans rendez-vous qui souhaitent s'inscrire à un cours.
PAPIER:
Avantages: Les formulaires peuvent être distribués à de nombreux clients et ils peuvent les remplir simultanément.
Inconvénients: Ce qui est écrit sur papier doit être ressaisi par le personnel dans le système. Peut être moins lisible.
NUMÉRIQUE:
Avantages: Quelles que soient les entrées utilisateur sont déjà entrées dans le système. Très lisible.
Inconvénients: Il ne peut y avoir que 1 à 2 terminaux/iPad, les clients ne peuvent donc pas s'inscrire simultanément. Contrairement au format papier.
Je ne sais pas lequel est le plus efficace. Je pose cette question parce que nous aimerions que le processus d'inscription pour les cours sans rendez-vous ait un temps d'attente plus court/des files d'attente plus courtes et qu'il soit moins contraignant pour l'administrateur également.
Pourquoi ne pas avoir les deux et répondre aux moins à l'aise avec les appareils électroniques, tout en répondant à ceux qui le font?
Augmente le nombre d'inscriptions que vous pouvez accepter à tout moment.
Mon conseil si vous décidez de suivre cette voie est de vous assurer que l'expérience est la même.
Vous demandez ce qui est le plus rapide, cela dépend du type de contenu et de votre public cible.
Selon votre public: Oldies, allez papier; Jeunes, passez au numérique (placez une URL sur le mur et laissez-les le faire sur leur propre appareil)
Généralement, les champs de texte seront plus lents sur les appareils tactiles que sur le papier, surtout si l'utilisateur n'est pas habitué à l'appareil (terminaux iPad). La différence de vitesse avec un clavier normal sera bien moindre. Donc, si vous allez sur des terminaux, faites-en de vrais claviers (et nettoyez-les de temps en temps ..).
Pour les questions à cocher (cases à cocher et boutons radio), je reconnais qu'il n'y a pas de différence significative entre le papier, le toucher ou l'interaction avec la souris (avec un public technophile qui l'est).
Ma suggestion serait de créer un formulaire numérique accessible au public afin que les utilisateurs puissent s'inscrire à domicile ou le faire chez vous sur leur propre appareil. Ajoutez 2 terminaux pour ceux qui ne l'ont pas fait à la maison ou qui n'ont pas leur propre appareil. Et déposez du papier pour les personnes qui ne se sentent pas en confiance en utilisant un terminal.
L'utilisation d'une URL courte et/ou d'un code QR pour créer un lien vers le formulaire d'inscription en ligne permettrait aux clients de s'inscrire simultanément sur leurs propres appareils. Vous pouvez toujours fournir les terminaux aux personnes qui n'ont pas de smartphone/tablette ou qui ne veulent pas l'utiliser.
Cela dépend de vos clients. Personnellement, je préfère définitivement le papier, mais je vois pourquoi d'autres ne le feraient pas.
Les avantages du papier sont qu'il est bien connu et bien compris, et il ne peut pas se tromper beaucoup. Les gens savent comment remplir les formulaires. Les coupables sont également bien connus et bien compris. Vous devez entrer les données manuellement, et vous pouvez avoir des problèmes de lecture, etc.
Lorsque vous utilisez des appareils électroniques, vous devez vous assurer qu'ils fonctionnent réellement. Les problèmes techniques se produisent plus souvent que vous ne le pensez. Vous devez avoir un support technique disponible lorsque la connexion au serveur a des problèmes, ou lorsque l'application se bloque, ou autre chose. Surtout lorsque le nombre d'appareils est petit et que vous avez besoin de chacun d'eux (si vous avez plus de 50 appareils et que l'un ne répond plus, vous le retirez simplement de la circulation jusqu'à ce qu'il puisse être réparé, si vous n'en avez que 5 environ, alors ne pas en avoir sera un revers important).
alors vous aurez besoin de personnes capables d'aider les clients avec le formulaire électronique. Les personnes âgées en particulier seront très mal à l'aise avec cela.
En fin de compte, cela se résume à ce qui coûte moins cher, le surcoût d'avoir à saisir les données des formulaires papier dans votre système ou le surcoût d'avoir un support technique disponible et d'avoir des personnes disponibles qui peuvent vous aider à saisir les données. C'est difficile à voir de l'extérieur.
Vous pouvez toujours faire l'approche hybride. ayez quelques comprimés à disposition et encouragez les utilisateurs à les utiliser, mais gardez également quelques formulaires papier à portée de main. Vous pouvez utiliser des formulaires papier pour les personnes qui ne veulent pas de la tablette (par exemple les personnes âgées) et les mettre à disposition en cas de panne du système électronique. Cela vous permet également de profiter de vos propres expériences avec le système et de la façon dont il fonctionne avec vos clients et vous permet d'éliminer progressivement le papier si cela s'avère avantageux.
Quelles que soient les entrées utilisateur, elles sont déjà entrées dans le système. Très lisible.
Non, vous ne devriez jamais concevoir un système de cette façon. Les formulaires remplis doivent être soumis dans un système séparé, où ils peuvent être vérifiés puis transférés électroniquement dans votre base de données. Cela permet également des corrections ou des transferts de données seulement partiels, selon la façon dont il est mis en œuvre. Je ne demanderais jamais aux utilisateurs de remplir des formulaires qui modifient directement mon ensemble de données!
Vous pouvez également envisager de laisser les utilisateurs utiliser leurs propres appareils. Préparez-le sous forme de formulaire Web. Vous pouvez avoir un jeton de validation sous forme de QR-code. remettez au client une petite carte papier avec le code QR. Il le scanne, ouvre le site Web, remplit le formulaire et le jeton est invalidé et ne peut plus être utilisé. de cette façon, vous n'avez pas le goulot d'étranglement de beaucoup de vos propres appareils. Vous devriez toujours avoir certains appareils que vous pouvez prêter aux personnes qui n'ont pas de smartphone, mais vous pouvez éviter le goulot d'étranglement de n'avoir que quelques appareils.
Etudes académiques sur le sujet:
Il existe des études sur le papier par rapport au numérique, mais elles sont généralement anciennes. Je n'ai rien trouvé d'intéressant après l'année 2008.
Une étude de ( Lal, S. Et al, 20 ) a révélé que les formulaires PDA étaient récupérés 23% plus rapidement et généraient 58% d'erreurs en moins que les données collectées avec des formulaires papier.
Une autre étude de ( Galliher, J. et al 2008 ) comparant la collecte de données sur les formulaires papier et les PDA a révélé que les formulaires papier ont des erreurs d'omission beaucoup plus élevées: 34% vs 3 % pour les PDA .
Au total, 1 003 des 1 140 formulaires attendus ont été renvoyés au centre de données. Le taux de retour global était meilleur pour les formulaires papier (537 sur 570, 94%) que pour les formulaires électroniques (466 sur 570, 82%) en raison des difficultés techniques rencontrées avec la collecte électronique des données et des ordinateurs portables volés ou perdus. Cependant, les erreurs d'omission sur les formulaires retournés étaient plus courantes dans les formulaires papier. Parmi les formulaires retournés, seulement 3% de ceux rassemblés électroniquement avaient des erreurs d'omission, contre 35% de ceux rassemblés sur papier. De même, seulement 0,04% du total des éléments d'enquête manquaient sur les formulaires électroniques, contre 3,5% des éléments d'enquête utilisant des formulaires papier.
Un autre document de revue de la littérature ( Noyes, J. et Garland, K., 2008 ) suggère que les formulaires numériques nécessitent plus de charge mentale pour être remplis . Ceci est principalement attribué à l'interaction avec l'ordinateur. Cependant, ce sont de vieilles études utilisant des machines très anciennes et difficiles à utiliser qui ont conduit à une charge mentale perçue plus élevée. De nos jours, les ordinateurs sont plus rapides et les formulaires avec moins d'erreurs de conception.
Habituellement, les formulaires papier présenteront les problèmes suivants:
- plus de temps nécessaire pour les lire en raison de la plus faible clarté de l'écriture manuscrite
- temps pour saisir manuellement les données dans la base de données informatique
- omissions de données
- pas de validation des données saisies
- problèmes d'organisation - quels formulaires papier ont été enregistrés sur l'ordinateur et lesquels non?
- pouvoir analyser les données instantanément
- gaspillage de papier (réflexion écologique)
En général, la plupart des études conviennent que les formulaires numériques sont une alternative réalisable aux formulaires papier ( Paulsen, A. et al, 2012 ). Par conséquent, je suggère d'utiliser des formulaires numériques pour leur meilleure lisibilité, intégrité des données, meilleure organisation, flexibilité d'utilisation d'autres appareils et moins de temps nécessaire pour traiter les données.
Papier:
- L'utilisateur entre des données
- Quelqu'un valide
- Quelqu'un confirme que tout est rempli
- Quelqu'un entre des données dans la base de données
Numérique:
- L'utilisateur entre des données
- Valide automatiquement
- Confirme automatiquement que tout est rempli
- Automatiquement les données sont entrées dans la base de données
Dans les deux cas, vous aurez besoin de quelqu'un pour aider l'utilisateur en cas de doute, de problème, etc.
De votre point de vue, il est plus pratique de laisser l'utilisateur saisir des données numériquement.
Du point de vue de l'utilisateur, les deux pourraient avoir la même complexité mais le numérique lui fait savoir avant de soumettre s'il y a des problèmes avec les données saisies.
S'il y a beaucoup de papiers mais des appareils numériques limités, vous devrez évaluer:
- Combien de personnes vous devez aider
- Combien de temps il faut à l'utilisateur pour remplir les données dans les deux cas
Vous ne voulez pas que l'utilisateur attende une heure car il faut 10 minutes pour remplir le formulaire numérique et il y a 12 utilisateurs devant lui.
Vous ne voulez pas que l'utilisateur attende une heure pour que quelqu'un confirme que ce qu'il a entré dans le formulaire papier est valide et lisible.
Dans une conception UX suffisamment terrible, même les utilisateurs très sophistiqués utiliseront plus lentement la saisie de données numériques que les documents papier.
Exemples:
Validation des données qui efface tout le formulaire si j'entre mon numéro de téléphone sans indicatif régional m'obligeant à tout ressaisir.
Validation des données qui ne dit pas à l'utilisateur ce qu'il attend.
Validation des données qui oublie l'existence de pays autres que l'Amérique. Tous les pays n'ont pas de code postal à 5 chiffres. Tous les numéros de téléphone ne comportent pas 10 chiffres.
Les expressions régulières qui tentent d'évaluer les adresses e-mail sont parfois erronées. Il devient impossible de remplir ces formulaires.
Si vous connaissez bien vos clients, il sera préférable de passer au numérique. Étudiez vos clients et implémentez la saisie semi-automatique et d'autres options similaires ou incluez des cases à cocher et des boutons radio pour éliminer le temps nécessaire pour remplir les formulaires.
Il sera rentable (aucun papier utilisé), moins de temps (pour numériser les formulaires) et moins de travail (aucun employé nécessaire pour numériser). Tous ces professionnels contribuent à améliorer les performances du site Web en investissant davantage pour améliorer l'application.
Est-ce une tâche (le processus d'inscription) qui doit être répétée sur une très courte période?
Si oui, j'opterais pour la solution numérique afin que le personnel n'ait pas besoin d'investir des heures à traiter les informations. Vous pourriez avoir l'inconvénient qu'avoir des gens à attendre leur tour pour s'inscrire, ils pourraient abandonner, mais c'est quelque chose que vous pouvez également mesurer.
Étant donné que vous avez une sérieuse limitation sur le nombre d'appareils que les gens peuvent utiliser pour remplir le formulaire, vous pouvez rechercher Enterprise Forms Automation systèmes qui:
- Numérisez des formulaires papier ou importez des formulaires électroniques
- Valider les données extraites automatiquement
- Exportez les formulaires, les pièces jointes et les données capturées dans DMS
Extrait de IRISCapture ™ Forms - Form Recognition
Fondamentalement, le personnel a juste besoin de jeter un coup d'œil rapide sur les papiers et de les placer dans le chargeur de feuilles du scanner - les données écrites des formulaires sont immédiatement enregistrées sous forme numérique.
En fonction de vos besoins spécifiques "pour avoir un temps d'attente plus court", "des files d'attente plus courtes" et "pour que cela soit moins pénalisant pour l'administrateur également", la solution optimale serait la forme numérique.
- Un formulaire numérique est plus respectueux de l'environnement, plus facile à mettre à jour et à partager.
- Sur un appareil numérique, les réponses peuvent être pré-remplies ou copiées-collées à partir d'une source pratique pour l'utilisateur.
- Et à la fin, le traitement des réponses est beaucoup plus pratique et fiable pour l'administrateur.
Vous pouvez essayer de demander à vos utilisateurs de remplir le formulaire à leur convenance en leur envoyant un lien vers un formulaire en ligne. Leur donner cette liberté, au lieu de la demander pendant leur arrivée, offre une bonne expérience utilisateur pour votre classe et votre entreprise.
Voici trois outils gratuits et accessibles que vous pouvez essayer:
- formulaires Google
- Typeform
- Survey Monkey
Voici une expérience sur le terrain d'une personne qui s'occupe des formulaires papier et numériques au travail (dans une banque).
Les formulaires numériques sont les meilleurs si vous devez faire:
Validation des entrées - par exemple, si les chiffres doivent être précis. Cela ne fonctionne pas bien avec d'autres formes d'entrée (comme les noms et les adresses - en particulier les adresses et cela a tendance à ralentir le processus).
Lorsque vous avez des sections du formulaire qui peuvent être ignorées en fonction de la saisie précédente. Cela rend l'ensemble du processus beaucoup plus simple.
Lisibilité. Les gens ont perdu l'art de l'écriture manuscrite.
Dans tous les autres cas, les formulaires manuels sont plus rapides et plus faciles pour les personnes qui les remplissent.
C'est un point important car vous devez prioriser le travail de back-office ou la gestion de la file d'attente du front-office. En d'autres termes, soit accélérez la réception et la finalisation du formulaire par le client, soit accélérez sa validation par le back office et sa saisie dans le système.
Nous utilisons en fait une approche hybride. Notre système valide certaines données de base, puis imprime un formulaire avec certains champs remplis et l'utilisateur remplit le reste. Cela nous permet un suivi facile et nous trouvons que c'est un bon équilibre.
Cependant, nous gardons toujours des formulaires papier à portée de main parce que certaines personnes préfèrent simplement les formulaires papier, et ils sont une bonne sauvegarde pour tous les problèmes technologiques.
Utilisez les deux, mais le papier comme support.
Ma suggestion pour les formulaires papier serait "Reconnaissance optique des marques" et bien que cela ne soit pas plus facile pour l'utilisateur, il est certainement plus facile pour l'organisation de les traiter. Ayez quelques ordinateurs pour les formulaires électroniques et ayez les OMR comme sauvegarde.
Si quelqu'un demande un formulaire papier ou dit qu'il est pressé ou qu'il y a une panne de courant, etc., donnez-lui un OMR. À la fin de la journée, introduisez les OMR dans la machine à lire et le tour est joué.
Exemple OMR (ils peuvent être personnalisés assez facilement, mais demander à quelqu'un de les configurer peut coûter plus cher que ce que vous êtes prêt à payer).
