Atteint le quota de messagerie de Google Apps, et maintenant?
L'une des boîtes de réception de la messagerie de Google Apps de notre entreprise est saturée à 96%. Il semble que Google ne vous laisse plus acheter: http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=fr&answer=1047457 .
Je me demande quelle est la meilleure voie à suivre d'ici? Il s’agit d’une agence de presse, c’est-à-dire que la boîte de réception est un fourre-tout, surveillée par plusieurs journalistes/rédacteurs en chef, et reçoit une grande quantité de nouvelles qui lui sont envoyées quotidiennement, y compris des images en pleine résolution, etc.
Les personnes surveillant le compte n’étant pas très au fait des technologies, l’objectif principal est la facilité avec laquelle un ancien courrier électronique, une histoire ou une photo peut être récupérée. (Je pense que je pourrais le cogner sur un disque dur, mais cela ne fonctionnerait pas très bien pour la récupération.)
Je suppose que certaines options seraient les suivantes:
Créez un nouveau compte et videz l’ancien courrier (ou laissez le courrier là où c’est et alias un nouveau compte).
Déposez tout le courrier et transférez tout nouveau courrier vers un autre service (archivage?).
etc. etc. Le problème avec ceux-ci est qu'ils nécessitent que l'utilisateur se connecte à plusieurs services pour résoudre son problème immédiat (et à ce moment-là, je reçois généralement un appel ph à la place).
Mise à jour 2014 - Répondant à ma propre question car Google semblait avoir finalement résolu le problème.
Option 1
Google a récemment lancé Google Apps Unlimited, qui résout le problème que je rencontrais. Pour 4 utilisateurs ou moins, vous obtenez 1 To/utilisateur sur gmail/lecteur, etc.
Je ne sais pas quelles sont les limites exactes pour les organisations comptant plus de 4 utilisateurs, mais je pense qu'elles suffiraient (à supposer qu'elles répartissent 4 To entre tous les utilisateurs d'un compte qui donnerait à nos 15 utilisateurs environ 260 Go chacun).
Le problème, c’est que cela coûte cher: 50 dollars de plus par an signifieraient que nous aurions besoin d’un compte fourre-tout pour pouvoir doubler le coût de Google Apps.
https://support.google.com/a/answer/6034782
Option 2
Alternativement, Google vous permet également d'acheter du stockage supplémentaire sous ce qu'ils appellent "Stockage Google Drive".
Ils disent:
Éléments qui comptent dans votre limite de stockage [Google Drive]
Gmail: tous les messages et pièces jointes de votre courrier, y compris ceux de vos dossiers Spam et Corbeille.
Lecteur: les fichiers que vous avez stockés dans Drive, tels que les PDF, les images et les vidéos. Tout ce que vous avez créé avec Google Documents, Feuilles et Diapositives ne sera pas pris en compte dans votre limite de stockage.
Photos Google+: seules les photos de plus de 2048 x 2048 pixels et les vidéos de plus de 15 minutes comptent pour votre limite de stockage.
Vous pouvez acheter des disques de stockage supplémentaires et les attribuer à un utilisateur particulier: https://support.google.com/a/answer/177064
Prix: https://support.google.com/a/answer/1726914
50 Go (par utilisateur) est un supplément de 7,50 USD par mois, ce qui semble beaucoup mieux pour mon cas d'utilisation que de payer un supplément de 50 USD/utilisateur/an pour nos quelque 15 utilisateurs.
J'espère que ça aide quelqu'un.
Comme vous le dites, vous pouvez créer un nouveau compte pour y insérer les données. L’autre option est Google Vault. Je suppose qu'ils ne sont pas un nouveau client. Dans ce cas, attendez que ce service soit disponible pour les clients existants avant août 2012.
Avec Vault, les utilisateurs peuvent supprimer les courriers électroniques de leur boîte de réception lorsqu'ils commencent à se saturer. Google vault conserve tous les courriers électroniques et n'a pas de limite de taille. Donc, Google Vault pourrait avoir 50 Go ou plus et en supprimant l'email de votre compte de messagerie, vous ne le supprimez pas dans Vault.
Un solution de contournement à partir de Google (dernier point sous "solutions") consiste à utiliser la délégation de courrier pour autoriser un compte de messagerie à accéder à deux boîtes de réception:
La solution suivante consiste à configurer la délégation de courrier pour créer un nouveau compte pour l'utilisateur, mais avec la possibilité de basculer pour afficher les messages dans un compte d'archivage. Pour faire ça:
- Renommez le nom d'utilisateur du compte principal (ex: [email protected]).
- Supprimez le surnom principal ajouté automatiquement au compte principal après le changement de nom.
- Créer un nouveau compte avec un nom d'utilisateur principal (ex: [email protected])
- Configurez la délégation de messagerie ou activez la connexion multiple:
- Utilisez délégation de courrier pour accorder l'accès à l'ancien compte pour le nouveau. Cela signifie que vous travaillerez généralement dans le nouveau compte. compte, mais peut revenir à l’ancien pour consulter l’ancien courrier.
- Au lieu d'utiliser la délégation de courrier, vous pouvez activer la connexion multiple. Lors de la configuration de la connexion multiple, connectez-vous d'abord au nouveau compte, puis à l'ancien. Cela garantira que le nouveau compte sera le compte principal de l'utilisateur.
Ce n'est pas la solution la plus élégante que je connaisse ...
Les documents GMail mentionnent spécifiquement que vous devez éviter d'avoir un compte fourre-tout. Je suppose que vous possédez un compte Google Apps for Business. Votre meilleure alternative consiste donc à fractionner vos envois en plusieurs comptes cibles (citydesk @, photos @, etc.).
Vous pouvez également utiliser un groupe Google pour capturer les envois par courrier électronique. Cela facilite beaucoup l'accès partagé et l'archivage. Avec un compte Apps for Business, vous pouvez configurer des groupes Google privés et contrôler l'accès si nécessaire.