Façons pour une entreprise d'organiser des images et des graphiques d'icônes communs / partagés
Existe-t-il des outils communs utilisés pour stocker des images d'icônes et des graphiques pour un large public d'entreprise?
En tant que programmeur, je stockais tout dans git pour que les gens puissent le mettre à jour et suivre l'historique. J'ai l'impression que ce serait un mauvais endroit pour tous les utilisateurs non techniques qui veulent accéder, par exemple le logo de la société pour les powerpoints, etc.
À peu près quel est un bon référentiel pour tous les publics pour trouver des graphiques et des images officiels d'icônes?
Objectifs
- La modification ou la mise à jour de la liste des icônes est possible
- Un moyen de chercher
- Être capable de voir une vue visible des fichiers (par opposition aux seuls noms de fichiers)
- Convient aux utilisateurs non techniques
Enfin, UX.stackexchange est-il le bon endroit pour poser cette question?
Smartimage par WIDEN est une excellente solution à ce problème qui a été développée pour résoudre ce problème. J'ai découvert après que ma société a fait une acquisition que j'ai découvert qu'ils l'utilisaient pour résoudre ce problème exact!
Basé sur le cloud, Smartimage rend vos actifs de marque accessibles pour être consultés, partagés et téléchargés - de n'importe où, à tout moment. Smartimage est conçu pour les petites entreprises qui n'ont pas besoin des fonctionnalités d'un véritable système de gestion des actifs numériques mais qui ont besoin d'un moyen simple de centraliser et de partager des images rapidement et efficacement. plus d'infos sur leur site
Le flux de travail que je recueille en l'utilisant brièvement était le suivant
- téléchargez les images à partir de l'application mobile ou du bureau (il devinera des mots clés génériques pour chacun et des descriptions)
- modifier les mots-clés et les descriptions de chaque image
- vous pouvez parcourir en fonction des catégories ou rechercher par tag
- vous pouvez également partager des liens vers des fichiers ou des collections de fichiers
C'est un peu comme une boîte de dépôt YouTube et un point de partage tous fusionnés. J'allais dire qu'il semble vraiment qu'il a été développé pour ce problème, mais il l'était en fait.
Voici quelques captures d'écran de leur vidéo youtube
Excellente question.
Notre entreprise dispose de plusieurs équipes dans différents bureaux. Nous avons essayé beaucoup de choses ... rien n'est "idéal".
Le plus gros problème semble être que l'entreprise dans son ensemble doit choisir 1 outil/structure, en informer tout le monde et s'engager à n'utiliser que cela.
Différentes équipes connaissent différents outils et notre effort "local" de référentiel de ressources a conduit à l'utilisation de plusieurs outils et nous ne savons pas si une ressource est à jour ou où des choses spécifiques peuvent être trouvées.
Quoi qu'il en soit, voici une liste d'outils que nous avons essayés avec des avantages et des inconvénients pour chacun.
SharePoint
Pro
- source de données "sécurisée" d'entreprise
- la gestion du contrôle de l'extraction des fichiers est bonne pour plusieurs équipes en gardant les ressources à jour
Con
- interface utilisateur web terrible
- Pas compatible avec Mac quand il s'agit de tirer ou de pousser un grand nombre de fichiers sur/hors d'un serveur distant.
- utilisation non spécifique: d'autres éléments sont également enregistrés dans sharepoint. Des tonnes de dossiers signifient que les gens ne savent pas où mettre les choses. Il existe des dossiers en double, aucun indice qui est le plus récent ou si les choses que vous voulez sont même disponibles. (pourrait être un problème "mon entreprise")
Dropbox
Pro
- facile, pas besoin de se soucier de se rappeler de télécharger des trucs, il est toujours à jour
- bon pour les petites équipes, très peu de configuration et d'entretien requis
Con
- l'informatique d'entreprise déteste que les données ne soient pas sécurisées au sein de l'entreprise
- Les gens glissent accidentellement des fichiers vers leur dossier de travail "local" au lieu de les copier. Il y a l'option "annuler la suppression" dans la boîte de dépôt, mais cela ne fonctionne pas bien pour les fichiers omnigraffle ou autres mac "dossier"
- problèmes de contrôle de version. Pas bon si plusieurs personnes font des changements en même temps.
Google Drive
Pro
- tout rechercher
- contrôle de version, historique
- partage facile et peut révoquer les options de partage
- bon pour les petites équipes
- Modifier: peut synchroniser automatiquement des fichiers comme Dropbox en utilisant un client de bureau (merci @TheCloudlessSky pour le conseil)
Les inconvénients
- données non sécurisées au sein de l'entreprise
Référentiel de codes, par ex. Git
Pro
- contrôle de version
- le fichier lisez-moi peut servir de dossier "description". Utile pour déterminer quels fichiers se trouvent où.
- peut être sécurisé par l'informatique d'entreprise
Con
- les personnes non averties en technologie ne sont pas heureuses d'apprendre à accéder/mettre à jour les ressources. No-go pour la plupart des entreprises multi-services
Bibliothèques de modèles et guides de styles basés sur le wiki/le Web
Pro
- merveilleux pour fournir des descriptions décrivant les exigences de marketing/image de marque, des guides de style, etc. pour l'utilisation des ressources.
- aller plus loin et vous obtenez des bibliothèques de modèles ou de guides de style: par exemple http://ux.mailchimp.com/patterns
- peut être sécurisé par l'informatique
Con
- la plupart des wikis sont terribles pour rechercher des fichiers téléchargés
- le téléchargement/téléchargement est une douleur
- les bibliothèques s'efforcent de maintenir
SharePoint est le rejeton du diable et devrait être évité à tout prix en raison de la bassesse de son interface utilisateur en général, mais ...
... il répond en fait aux 4 points clés de vos besoins et est généralement installé dans la plupart des sociétés existantes.
Alors ... c'est une option. Pas idéal, mais commun, et pour être juste, SharePoint est en fait correct à plusieurs égards. La gestion d'une liste de fichiers est en fait l'une de ces choses sur lesquelles tout va bien.
Au-delà de cela, vous avez une gamme infinie d'options.
À une extrémité, vous pouvez tous partager un dossier Google Drive ou DropBox. C'est assez simple.
À l'autre extrémité du spectre, vous pourriez avoir un site Web complet de guide de style d'entreprise entièrement personnalisé avec un référentiel de marques de recherche et de composants d'interface utilisateur.
Un système de contrôle de version peut également fonctionner ... cependant, ces systèmes ne peuvent pas faire grand-chose avec des fichiers binaires autres que l'enregistrement de la dernière version. Et vous avez raison, ce n'est pas idéal pour dire, le service marketing à utiliser.
La meilleure pratique serait de mettre en place quelque chose de similaire au Atlassian Design Guidelines ou Google Materials Design site et d'y avoir une section dédiée aux éléments de conception visuelle (c'est-à-dire incorporer le Corporate ou les directives de marque dans un document de cadre de conception).
Je crois que les actifs UX doivent être maintenus à l'échelle de l'organisation et avoir une visibilité pour tous les membres de l'organisation afin qu'ils puissent tous comprendre et contribuer à garder l'expérience utilisateur cohérente à travers les produits et services numériques et non numériques.
Un exercice difficile mais très utile, fortement recommandé à toutes les organisations qui prennent au sérieux l'expérience utilisateur.
Confluence (un wiki) est en fait assez décent. Les images peuvent être "téléchargées" par un simple glisser-déposer et vous pouvez les organiser comme bon vous semble. La recherche de Confluence est également très bonne.
Notre entreprise a récemment rencontré le même type de problème, et une option que nous étudions actuellement est le logiciel Digital Asset Manager (DAM).
De site d'un fournisseur DAM :
Un outil de gestion des actifs numériques devrait normalement fournir la liste suivante de fonctions génériques:
- Organisation des actifs numériques
- Manipulation d'actifs numériques (conversion, fusion, assemblage)
- Recherche d'un actif numérique
- Vérification de l'intégrité des actifs numériques
- Livraison et distribution d'actifs numériques
- Sécurisation des actifs numériques - y compris les mécanismes de protection des droits d'auteur
- Sauvegarde des actifs numériques
Il existe également apparemment un certain nombre de DAM open source .
Que diriez-vous d'utiliser Apache Jackrabbit , c'est open source et vous pouvez créer votre propre interface utilisateur pour cela.
Si vous n'êtes pas intéressé par la création de votre propre interface utilisateur personnalisée, vous pouvez choisir Alfresco mais si vous voulez plus que édition communautaire , cela vous coûtera cher. Avec Alfresco, vous obtenez également workflows .
J'aime vraiment l'idée d'utiliser un système de contrôle de version sur les fichiers multimédias, mais je peux voir certaines des limites qu'il apporterait à la table. Si cette option est vraiment hors de question, ma solution de stockage multimédia est un CDN (réseau de distribution de contenu), pour les raisons suivantes:
Premièrement, il est accessible (presque) partout. Pas de problèmes de réseau authentifiés embêtants, ou VPN d'ailleurs. Les fichiers peuvent être recherchés, sécurisés ou une interface graphique (généralement basée sur le Web) peut être créée pour afficher tous les médias dans des listes ou sous forme d'aperçu, selon le CDN que vous choisissez. Exemple de sécurité AWS .
Le nombre de personnes qui ont réellement besoin d'accéder aux fichiers de médias bruts (psd, ai, pdf, mov, mp4) à des fins d'édition est probablement inférieur au nombre de personnes qui pourraient vouloir utiliser les médias générés ultérieurement (png, jpg, pdf , webm, ogg). Le nombre de personnes qui comprennent le style d'entreprise et les directives de marque est également très probablement limité à l'équipe de personnes qui ont besoin d'accéder aux fichiers bruts, de sorte que ceux-ci peuvent être stockés dans un emplacement différent sur le CDN.
Vous voulez un contrôle de version? Vous pouvez avoir cela aussi avec certaines solutions CDN. Version AWS S . Ils ont également, généralement, des journaux d'accès qui peuvent être inestimables.
Si une solution hébergée ne fait pas partie de votre budget, il existe solutions CDN open source disponibles. Bien que le coût de l'hébergement CDN soit extrêmement abordable par rapport au temps et aux coûts associés à la gestion d'un serveur CDN. Tarification MaxCDN , Tarification AWS
Enfin et surtout. Le stockage de vos médias sur un CDN rend la mise à jour des fichiers dans les environnements de production (pour le Web) aussi simple que de déposer un nouveau fichier du même nom et le fichier est remplacé. La personnalisation de la documentation interne est également un jeu d'enfant pour les PDF générés sur le Web qui accèderaient également au CDN pour les références multimédias. Le "dernier kilomètre" pour ainsi dire, serait les documents plats Microsoft Office, mais ce sera le même problème avec presque toutes les solutions. Ils devront être mis à jour manuellement. Jusqu'à ce que vous les abandonniez et utilisiez des PDF pour tout ce qui sera distribué.
Il y a de fortes chances que si votre entreprise est présente sur le Web, elle ait (ou devrait avoir) un CDN de toute façon. Si deux oiseaux avec une pierre sonnent comme une victoire, je dirais que j'y vais plus loin. J'ai essayé de fournir plus que des liens Amazon Web Services, mais c'est ce que j'utilise et ce que je connais. Mon point de vue est légèrement biaisé, mais je n'hésiterais pas à suggérer d'examiner autant d'options que possible avant de décider d'une solution.
Je recommande TortoiseSVN pour ce travail, car je pense que vous serez le plus heureux à long terme si vous êtes capable de utiliser un véritable système de contrôle de version (par exemple Subversion), et je pense que le fait que Tortoise soit juste une extension de l'Explorateur Windows en fera la vente la plus facile aux moins techniquement enclins.
Si vous vous penchez davantage vers SharePoint , jetez un œil à OneDrive for Business qui fait partie de Office 365. Cela fonctionne exactement comme DropBox, mais avec une interface utilisateur Web implémentée à l'aide de SharePoint. Ce n'est pas particulièrement impressionnant en soi, mais il convient de le mentionner car vous obtenez à la fois une installation SharePoint que vous pouvez personnaliser comme n'importe quelle installation SharePoint et un stockage cloud simple comme DropBox.
Si j'étais toi, je me méfierais de Git. Je n'ai pas encore vu une présentation qui ne ressemblait pas à celle de Poudlard, chuchotant des incantations mystiques dans la commande Invite à faire des choses très ordinaires. L'outillage est évidemment meilleur maintenant, vous pouvez donc vous en sortir. Je craindrais simplement que si quelqu'un vous remarquait en utilisant une invite de commande lors d'une démonstration, votre tentative de ramener la raison au chaos se terminerait immédiatement.
Comme personne ne l'a suggéré ownCloud jusqu'à présent:
Il s'agit d'une solution similaire à Dropbox et Google Drive, sauf qu'elle peut fonctionner sur un système appartenant à votre entreprise. Comme Dropbox ou Google Drive, il a
- Contrôle de version limité/inversion de suppression
- Prend en charge la recherche de fichiers
- Les images ont des aperçus miniatures et les vidéos peuvent être visualisées dans l'interface utilisateur Web
- Dispose d'un client de bureau pour la synchronisation automatique
- Facile à utiliser pour les utilisateurs non techniques (à part la configuration du serveur elle-même)
Je pense qu'un lecteur réseau partagé fonctionnerait bien pour cela. Git est sympa si tous ceux qui ont besoin d'accéder à ces actifs le connaissent, mais un lecteur partagé fonctionnerait bien sinon car vous pouvez simplement le mélanger de manière transparente avec leur gestionnaire de fichiers qu'ils savent (probablement) déjà utiliser.