Comment empêcher les cellules d'imprimer dans Excel
Comment puis-je empêcher le contenu de cellules spécifiques (ou une ligne ou une colonne entière) d’imprimer dans Excel, tout en les maintenant visibles à l’écran lorsque je modifie le fichier? Idéalement, je devrais pouvoir le faire dans les cellules situées à l’intérieur de la feuille de calcul (c’est-à-dire pas seulement les colonnes les plus à droite ou les rangées du bas). Masquer des rangées ou des colonnes n'est pas acceptable car je dois conserver la taille de la cellule afin de préserver l'aspect général de la feuille.
J'ai cherché un moyen de définir un format conditionnel en fonction de l'impression actuelle d'Excel, mais cela ne semble pas exister. J'ai défini manuellement la couleur du texte en blanc avant l'impression (puis l'inversion manuelle par la suite), mais il semble qu'il devrait exister un moyen automatique de le faire.
Vous pouvez appliquer une mise en forme normale (non conditionnelle) pour y parvenir. Sélectionnez la cellule, la ligne et/ou la colonne en question et allez à "Formater les cellules", accessible via le ruban ("Accueil" → "Cellules" → "Format") ou le raccourci clavier. Ctrl+1.
Sous l'onglet "Numéro", sélectionnez Catégorie = "Personnalisé" et pour "Type", entrez:
""; ""; ""; ""
ou simplement
;;;
Cela indique à Excel d'afficher une chaîne vide si la cellule contient un nombre positif, un nombre négatif, zéro ou du texte (non numérique). Ainsi, toute valeur qui ne constitue pas une erreur sera masquée à l'écran et à l'impression.
Si vous utilisez Office 2010, sous "Fichier -> Imprimer -> Mise en page -> Feuille (onglet)", le paramètre "Zone d'impression" doit correspondre à ce que vous recherchez. Dans mon exemple, seules les colonnes A: J seront imprimées. Cependant, tout est affiché lors de la visualisation à l'écran.
Voici à quoi ressemble le dialogue:
(Cliquez sur l'image pour l'agrandir)
Cela peut également être accessible sous "Mise en page" → "Mise en page" → (bouton de coin) → "Mise en page" → "Feuille":
Cette solution ne vous oblige pas à prendre des mesures spéciales avant et après chaque fois que vous devez imprimer le fichier. Il s’appuie sur l’idée d’utiliser une "zone d’impression", comme le suggèrent Terence et Don Livezey. Placez les cellules que vous ne souhaitez pas imprimer en dehors de la zone d'impression. Si cela vous convient, vous avez terminé.
Mais vous voudrez peut-être que les cellules exclues apparaissent dans la zone d'impression lorsque vous modifiez la feuille de calcul. Dans ce cas, pour chaque cellule que vous souhaitez afficher mais pas imprimer:
- Insérer une "forme". (Un rectangle donne de meilleurs résultats.) Placez-le sur la cellule où vous souhaitez que les données apparaissent. Formatez-le visuellement comme vous le souhaitez. Il peut être préférable de ne pas avoir de frontière. Définissez la couleur de remplissage sur celle de votre choix pour la couleur d’arrière-plan, ou pas de remplissage pour laisser apparaître la couleur de remplissage de la cellule sous-jacente (et rendre la forme elle-même invisible).
- Configurez la forme pour afficher le contenu de la cellule souhaitée, en sélectionnant la forme puis en saisissant une référence (par exemple,
=D15) dans la barre de formule en haut . Ne vous contentez pas de taper dans la forme; Si vous faites cela, la formule (=D15) s'affichera littéralement. - Faites un clic droit sur la forme et sélectionnez "Format Shape". Sous Propriétés, vous pouvez choisir si la forme est imprimée ou non (en décochant la case "Objet d'impression"). (Dans Excel 2013, cela se trouve sous "Options de forme" → "Taille et propriétés" → "Propriétés".)
Lorsque je devais faire ce que vous dites, je le ferais:
Utilisez la fonction dans l'éditeur de code (VBA):
Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
pour masquer les colonnes ou les lignes, imprimez-les, puis affichez-les.
Exemple:
Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
Cancel = True
Application.EnableEvents = False
Application.ScreenUpdating = False
With ActiveSheet
.Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
.PrintOut
.Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
End With
Application.EnableEvents = True
Application.ScreenUpdating = True
End If
End Sub
Ou modifiez la partie correspondante pour masquer les colonnes (cet exemple masque les colonnes B et D):
With ActiveSheet
.Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
.PrintOut
.Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
End With
Ou masquer toutes les lignes avec une cellule vide dans la colonne A:
With ActiveSheet
On Error Resume Next
.Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
.PrintOut
.Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
On Error GoTo 0
End With
Liens:
J'ai résolu le même problème en créant une feuille séparée et en copiant un lien vers les informations qu'il contient. Pour ce faire, mettez l’ensemble de la feuille originale en surbrillance et copiez-la (Ctrl+C). Accédez à la nouvelle feuille et cliquez avec le bouton droit de la souris sur la première cellule. Sélectionnez l'icône de lien dans les options de collage. Tout ce qui est collé ne sera pas formaté, vous devrez donc le corriger. Les cellules vides contiennent des zéros. Cela peut être corrigé en allant dans "Fichier" → "Options" → "Avancé" et en décochant la case "Afficher les zéros dans les cellules ayant une valeur zéro".
Vous pouvez maintenant supprimer les cellules, lignes ou colonnes que vous ne souhaitez pas voir apparaître sur les impressions. La feuille d'impression sera mise à jour à mesure que vous mettez à jour la feuille d'origine.
Si, comme moi, vous avez une feuille de base que vous copiez pour différentes périodes ou fins, vous pouvez créer cette feuille d'impression pour la feuille de base. Lorsque vous avez besoin d’une nouvelle paire, copiez simplement les deux feuilles et la nouvelle feuille imprimée sera liée à la nouvelle feuille.
Je n'ai pas assez de points de réputation pour commenter d'autres articles, je vais donc ajouter une "réponse" avec quelques observations. J'ai eu le même ou un besoin similaire, et il y a des avantages et des inconvénients à différentes approches.
Définition de la zone d'impression: Cela peut fonctionner en fonction de la disposition de la feuille, mais elle ne gère pas trop bien la sélection d'une zone d'impression non contiguë. Ou peut-être qu'il s'en sort très bien, mais l'approche choisie ne fonctionne pas dans mon cas. Par exemple, si j’ai une feuille de calcul avec les colonnes A à E et que je souhaite masquer les colonnes B et D lors de l’impression, chaque colonne imprimée {A, C, E} est alors placée sur une page distincte. Pas vraiment ce que je voulais.
Définir le texte en blanc sur blanc: Peut fonctionner dans certains cas, mais ATTENTION, cela n’empêche pas les données cachées de fuir. Si vous essayez de masquer des informations sensibles, sachez que si vous imprimez au format PDF, les données seront toujours présentes dans le fichier PDF. Même s'il est blanc sur blanc, il est toujours présent et peut être copié/collé à partir du fichier PDF.
Je préfère l’approche qui utilise des macros pour masquer les colonnes sélectionnées lors de l’impression, même si j’aperçois que cela n’est peut-être pas applicable ou le meilleur choix dans toutes les situations.
Vous pouvez "masquer" des lignes ou des colonnes entières en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la ligne/colonne et en sélectionnant "Masquer". Cela empêchera la ligne/colonne d'être imprimée (ou affichée). Si vous avez plusieurs lignes/colonnes, vous pouvez les surligner en cliquant dessus si elles sont côte à côte ou par Ctrl+ cliquez si elles ne sont pas côte à côte. Lorsque les lignes/colonnes sont masquées, leur numéro/lettre n'est pas affiché. Pour les afficher, il suffit de mettre en surbrillance les rangées/colonnes de chaque côté, de cliquer avec le bouton droit de la souris et de sélectionner "Afficher".
Je ne sais pas si vous pouvez empêcher certaines cellules d’imprimer autrement que de changer la couleur de la police. Vous pourrez peut-être automatiser cela avec un formatage conditionnel.
En plus de cacher des colonnes ou des lignes comme suggéré ci-dessus. Vous pouvez considérer les vues personnalisées comme un moyen simple d'appliquer et de désappliquer ce que vous ne souhaitez pas afficher.
Par exemple, si vous imprimez une colonne pour un vendeur, une autre pour un entrepôt et une autre avec tout, vous pouvez créer une vue personnalisée pour chacune et basculer facilement vers l'une ou l'autre.
Je suis allé dans la voie des "contenus clairs" et je peux dire que, lors d'une journée chargée, il n'est pas difficile d'oublier d'annuler quelque chose simplement pour des raisons d'impression.
Mon processus consiste depuis à avoir un onglet "de travail" (source), avec un message "à ne pas toucher" à tous les collègues travaillant dans mon dossier, ainsi qu’un onglet "d’impression" (de destination) tirant directement de l’onglet de travail sans avoir à se soucier de nettoyer, de se cacher ou de se rappeler de le remettre.
Lorsque je mets à jour la source, la destination reçoit toutes les informations dont elle a besoin et je ne perds pas des heures de travail. J'aurais mieux fait de sauvegarder.
En outre, sauvegardez vos fichiers, hehe.
À votre santé
Tenant compte des conseils précédents selon lesquels une police blanche peut être visible sur une impression PDF, j'utilise la technique suivante:
Utilisez une cellule en dehors de la zone d'impression avec une entrée "1" ou "0".
Je me réfère ensuite à ce champ dans la mise en forme conditionnelle de toutes les cellules requises pour ne pas imprimer.
Si A1=0, définissez le format sur police blanche.
Si A1=1, définissez le format sur noir ou sur la police de couleur de votre choix.
La deuxième ligne n'est peut-être pas obligatoire, mais vous permet également de mettre en surbrillance des zones en utilisant des numéros différents pour une plage ou des cellules individuelles vers les arrière-plans, les bordures et les polices que vous choisissez en sélectionnant une plage de nombres dans la cellule A1.
Un autre moyen simple consiste à effacer temporairement le contenu de la cellule en mettant en surbrillance les cellules sélectionnées - faites un clic droit et sélectionnez "Effacer le contenu".
Vous pouvez maintenant imprimer, puis cliquer sur le bouton Annuler et tout est revenu à la normale.
Pour empêcher l’impression de lignes ou de colonnes, vous pouvez le masquer :
- Sélectionnez une/des ligne/colonne (s)
- Clic droit dessus
- Choisissez "Masquer" dans le menu contextuel
La méthode alternative consiste à créer un groupe puis à le réduire:
- Sélectionnez ligne (s)/colonne (s)
- Choisissez Onglet Données (dans le ruban) -> Bouton Grouper dans le groupe Contour
Vous pouvez maintenant réduire/développer rapidement les lignes/colonnes pour l'édition/l'impression.
Jetez également un coup d'œil à la vidéo décrivant de nombreuses façons de masquer des cellules (notamment celles décrites ci-dessus).