Comment puis-je limiter le nombre d'e-mails IMAP synchronisés avec Outlook 2010?
J'aide un utilisateur avec Outlook 2010. Ils souhaitent synchroniser une grande boîte aux lettres via IMAP, mais nous ne voulons pas tout synchroniser pour que Outlook reste performant. Un grand nombre de clients de messagerie (notamment ceux des smartphones) vous permettent de dire "Ne synchronisez que les .... derniers jours" où vous pouvez choisir une semaine, un mois, deux mois, etc. Outlook le permet-il ou existe-t-il? de quelque façon que je puisse simuler la fonctionnalité?
Je ne connais aucun moyen de faire cela. Vous ne pouvez choisir que de télécharger des en-têtes ou des e-mails complets (fortement recommandé à mon avis). Je vous recommanderais également d'enseigner aux utilisateurs à ne pas stocker trop d'éléments dans un seul dossier, car cela semble affecter les performances. En général, pour IMAP, il est simplement lent avec des boîtes aux lettres plus grandes.
En fin de compte, si vous souhaitez obtenir d'excellentes performances avec des boîtes aux lettres volumineuses et des temps de synchronisation rapides, je ne saurais trop recommander Exchange hébergé. J'ai plusieurs clients qui l'utilisent, y compris le bureau d'un avocat où ils doivent tout garder, et le système fonctionne très bien. Certains utilisateurs ont jusqu'à 12 Go de courrier et synchronise les changements d'en-tête en quelques secondes à partir d'un serveur distant de 3 000 km.
Si vous choisissez d'aller dans cette voie, revenez et je peux vous donner quelques conseils concrets sur la façon de procéder, car j'ai rencontré de nombreux pièges la première fois que je suis passé d'IMAP à Exchange hébergé, notamment avec qui j'allais aller et pourquoi.
J'ai traité un peu différemment le même problème, lorsqu'un utilisateur souhaite utiliser Outlook avec Google Apps for Business. Vous pouvez simplement aller dans les paramètres Gmail et sous l'onglet "Transférer et POP/IMAP", changer l'option "Limiter le nombre de dossiers IMAP à ne pas contenir plus de ce nombre de messages" à 1000 (le nombre le plus bas). Ainsi, Outlook ne téléchargera que 1000 derniers e-mails. Cela fonctionne sans problème.
Puisque vous utilisez Gmail, vous pouvez envisager Google Apps Sync pour Microsoft Outlook. Il vous permet de définir une taille limite de boîte aux lettres pour Outlook. Par exemple, si vous définissez la limite sur 1 Go, l'outil de synchronisation commencera à supprimer les messages plus anciens lorsque vous atteindrez la limite (les e-mails sont toujours disponibles dans Gmail!).
Plus d'informations à ce sujet: https://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=fr&answer=184126
Téléchargez-le ici: www.google.com/apps/intl/fr/business/Outlook_sync.html
Voici une très bonne explication trouvée dans l'aide de Microsoft Office:
Cliquez sur Fichier> Paramètres du compte> Paramètres du compte.
Sélectionnez un compte Exchange, puis cliquez sur Modifier.
Sous Paramètres hors ligne, déplacez le curseur sur la durée souhaitée, par exemple Tous, 12 mois, 6 mois, 3 mois ou 1 mois.
Par exemple, si vous déplacez le curseur sur 3 mois, seuls les messages des trois derniers mois seront synchronisés avec votre fichier de données Outlook hors connexion (.ost) à partir du serveur Exchange. Les éléments de plus de 3 mois ne résident que dans votre boîte aux lettres sur le serveur. Vous pouvez modifier ce paramètre à tout moment.
Change la quantité de courrier à garder hors ligne (répond à la question "Ne synchroniser que les .... derniers jours")
Télécharger les en-têtes uniquement
- Dans le menu Outils, pointez sur Envoyer/Recevoir, pointez sur Paramètres d'envoi/réception, puis cliquez sur Définir les groupes d'envoi/réception.
- (Raccourci clavier) Pour ouvrir la boîte de dialogue Groupes d'envoi/réception, appuyez sur CTRL + ALT + S.
- Sélectionnez le groupe d'envoi/réception que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.
- Pour tout dossier que vous choisissez d'inclure dans l'envoi/la réception, sous Options des dossiers, sélectionnez Télécharger les en-têtes uniquement.
- Répétez l'étape précédente pour chaque dossier inclus dans l'envoi/la réception.
Télécharger des éléments et des pièces jointes inférieurs à une taille spécifiée
Dans le menu Outils, pointez sur Envoyer/Recevoir, pointez sur Paramètres d'envoi/réception, puis cliquez sur Définir les groupes d'envoi/réception.
(Raccourci clavier) Pour ouvrir la boîte de dialogue Groupes d'envoi/réception, appuyez sur CTRL + ALT + S.
Sélectionnez le groupe d'envoi/réception que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.
Pour tout dossier que vous choisissez d'inclure dans un envoi/réception, sous Options des dossiers, sélectionnez Télécharger l'élément complet, pièces jointes comprises, puis Télécharger uniquement les en-têtes pour les éléments dont la taille est supérieure à n Ko.
Entrez la taille maximale des éléments que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez spécifier une taille comprise entre 1 Ko et 9999 Ko. Si un élément est supérieur au nombre que vous avez entré, seul l'en-tête de cet élément est téléchargé.
Répétez l'étape précédente pour chaque dossier inclus dans un envoi/réception.
Créer un filtre de synchronisation de compte Microsoft Exchange
Cette fonctionnalité nécessite l'utilisation d'un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels et personnels n'utilisent pas Microsoft Exchange. Pour plus d'informations sur les comptes Microsoft Exchange et sur la façon de déterminer la version d'Exchange à laquelle votre compte se connecte, voir les liens dans la section Voir aussi.
Les filtres de synchronisation vous permettent de choisir les éléments à télécharger ou à conserver dans votre fichier de dossier hors connexion (.ost). Le fichier .ost est utilisé lorsque vous travaillez en mode hors connexion ou utilisez le mode Exchange mis en cache.
- Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier dont vous souhaitez filtrer le contenu lors du téléchargement à partir d'Exchange, puis cliquez sur Propriétés.
- Cliquez sur l'onglet Synchronisation, puis, sous Synchronisation filtrée, cliquez sur Filtrer.
- Effectuez l'une des actions suivantes:
- Pour filtrer en utilisant des critères supplémentaires tels qu'une catégorie ou un niveau d'importance, cliquez sur l'onglet Plus de choix, puis sélectionnez les options souhaitées.
- Pour filtrer en utilisant des champs supplémentaires ou personnalisés, cliquez sur l'onglet Avancé, puis sélectionnez les options souhaitées.
Lors de la prochaine synchronisation du dossier, tous les éléments nouveaux ou modifiés du fichier .ost sont téléchargés, tous les éléments correspondant au filtre sont téléchargés et les éléments ne correspondant pas au filtre sont supprimés de la copie locale.
Réduire la taille des téléchargements de courrier (vous donne beaucoup plus d'options)
Vous pouvez spécifier le nombre de derniers messages à synchroniser dans Gmail> Paramètres> Transfert et POP/IMAP> Limiter le nombre de dossiers IMAP à autant de messages> définir le nombre souhaité.