Faire en sorte que les événements Outlook supprimés restent sur l'agenda
Parfois, je souhaite refuser les invitations à des réunions que je reçois dans Outlook 2007, mais je garde les réunions dans mon calendrier. De cette façon, je me souviens que les personnes présentes ne seront pas libres. Cependant, chaque fois que je clique sur "Refuser", les réunions et les invitations disparaissent.
Je connais l'option Delete meeting request from Inbox when responding, mais je ne souhaite pas que les invitations restent dans ma boîte de réception; Je veux seulement les événements du calendrier.
Je suis également conscient de deux solutions de contournement, mais aucune n'est très bonne. L'utilisation de "Tentative" au lieu de "Refuser" peut être déroutante pour les autres participants, et créer un événement fictif sur mon calendrier local peut être ennuyeux s'il y a beaucoup de changements dans l'heure de l'événement.
Idéalement, ces événements seraient marqués comme étant gratuits dans mon emploi du temps, mais comme c'est pour ma propre référence, ce n'est pas une obligation. Comment puis-je configurer cela?
Voici comment procéder dans Outlook 2010:
- Refuser la réunion pour que la personne sache que vous n'êtes pas présent
- Accédez au dossier des éléments supprimés et ouvrez l'invitation.
- Cliquez sur "Provisoire" puis sur "Ne pas envoyer de réponse".
- Ouvrez le rendez-vous puis changez votre heure en "Libre"
Ce sont les mêmes étapes que Microsoft indique dans Afficher une réunion refusée sur mon calendrier .
Ces étapes ne fonctionnent que lorsque vous venez de recevoir l'invitation à la réunion. Il sera difficile de trouver l'invitation à une réunion pour refuser une occurrence d'une réunion hebdomadaire en cours depuis un moment.
Voici ce que je fais:
1) Répondez à l'invitation en acceptant comme provisoire, en utilisant l'option de réponse EDIT.
2) Dans votre commentaire EDIT, collez ou tapez un texte disant: "Je ne participerai pas à cette réunion, mais pour le conserver dans mon calendrier, je réponds à titre provisoire, mais indiquera cet emplacement comme suit: libre."
3) Envoyez votre réponse.
4) Après que le rendez-vous apparaisse sur votre calendrier, ouvrez-le et remplacez le "show as" par "FREE", vous indiquant ainsi que les autres que ce créneau horaire est ouvert.
Le rendez-vous restera sur votre calendrier, mais l'heure sera affichée comme étant gratuite.
FACULTATIF - Sélectionnez une couleur dans votre palette pour les réunions que vous avez provisoirement acceptées, mais que vous ne prévoyez pas d'assister ... peut-être en noir. Changez de couleur pour vous rappeler qu'il s'agit d'une réunion que vous connaissez mais à laquelle vous n'assisterez pas.
Que la vérité soit dite, MS devrait inclure un "Refuser mais garder l'option du calendrier" ... mais nous le savons tous. :)
Connaissez-vous le service de disponibilité fourni par Outlook/Exchange pour vous permettre de voir le statut des autres? De plus, si vous exécutez Lync, il indique le statut des autres en fonction de leur calendrier.
En fonction de votre demande, vous pouvez faire glisser la demande de réunion du dossier Éléments supprimés vers votre calendrier et définir le temps sur Disponible.
J'ai trouvé cette solution:
- refuser par "envoyer la réponse maintenant" ou "éditer la réponse avant l'envoi"
- puis
- revenir à l'invitation (probablement dans votre boîte de réception ou les éléments supprimés)
- ouvrir l'invitation
- accepter provisoirement avec "ne pas répondre"
- répondez à la fenêtre contextuelle avec OUI
- Vous verrez cette réunion inviter dans votre calendrier, acceptée provisoirement.
L'expéditeur verra que vous avez refusé. Si l'expéditeur envoie à nouveau l'invitation (avec des informations supplémentaires ou changeantes), vous recevrez une mise à jour. Prends-le d'ici ...
Si vous refusez l'invitation en l'ouvrant dans votre calendrier, plutôt que dans l'e-mail de votre boîte de réception, il disparaîtra de votre calendrier, puis réapparaîtra à titre de réunion provisoire, car la demande de réunion est toujours dans votre boîte de réception. Vous pouvez ensuite définir le temps comme étant libre et l'organisateur saura que vous n'y participez pas.